Jak sporządzić umowę? - Dodatek do Gazety Podatkowej nr 59 (578) z dnia 23.07.2009

Sposoby zawarcia umowy

Przepisy Kodeksu cywilnego regulują trzy podstawowe sposoby zawierania umów: przez przyjęcie oferty, w drodze negocjacji oraz w drodze aukcji albo przetargu. Nie oznacza to wcale, że do zawarcia umowy może dojść wyłącznie w tych trybach. Należy pamiętać, że na gruncie prawa cywilnego obowiązuje zasada swobody umów. Ponadto, zgodnie z art. 60 K.c., z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie, wola osoby dokonującej czynności prawnej (najczęściej umowy) może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez jej ujawnienie w postaci elektronicznej.

Oferta i jej przyjęcie

Często do zawarcia umowy dochodzi poprzez przyjęcie oferty. Oferta może się pojawić niezależnie lub w trakcie innych trybów zawierania umów (np. w toku aukcji lub przetargu, w procesie negocjacji).

Złożenie oferty

Złożenie oferty polega na oświadczeniu drugiej stronie woli zawarcia umowy z podaniem jej istotnych postanowień. W przypadku umowy sprzedaży do istotnych postanowień należy określenie przedmiotu transakcji oraz ceny.

Aby w ogóle mówić o ofercie, propozycja oferenta (tak nazywamy składającego ofertę) musi być stanowcza. Jeśli więc w oświadczeniu wychodzącego z inicjatywą zawarcia umowy znaleźć można takie słowa, jak: "oferta niewiążąca", "bez zobowiązań", "z zastrzeżeniem potwierdzenia", to nie może być mowy o ofercie w rozumieniu Kodeksu cywilnego, choćby nawet pismo zostało zatytułowane "oferta". Z drugiej strony, aby uznać dane oświadczenie za ofertę, nie musi w jego treści padać to słowo. Przesyłane między przyszłymi kontrahentami "zamówienia" czy "projekty umowy" stanowią ofertę, jeżeli tylko wyrażają wolę zawarcia umowy i określają jej istotne postanowienia.

Tryb ofertowy polega na wzajemnej wymianie oświadczeń woli stron: propozycji zawarcia umowy (czyli złożeniu oferty) oraz akceptacji tej propozycji (czyli przyjęcia oferty). Propozycja zawarcia umowy może być skierowana do oznaczonego adresata lub grupy osób bądź do nieokreślonego kręgu odbiorców (oferta publiczna).

WAŻNE!
Wystawienie rzeczy w miejscu sprzedaży na widok publiczny z jednoczesnym oznaczeniem ceny uważa się za ofertę sprzedaży.

Związanie ofertą

Po złożeniu oferty oferent pozostaje związany w ten sposób, że adresat oferty (oblat) może przez przyjęcie oferty doprowadzić do zawarcia umowy o treści określonej w ofercie. W okresie tym oferent musi pozostawać w gotowości do wykonania zaoferowanej umowy. To, jak długo taki stan będzie trwał, zależy od oferenta, który może w ofercie oznaczyć termin, w ciągu którego będzie oczekiwał odpowiedzi. W szczególności chodzi tutaj o wyznaczenie terminu końcowego, do upływu którego oblat będzie mógł przyjąć ofertę ze skutkiem w postaci zawarcia umowy, choć dopuszczalne jest również wyznaczenie terminu początkowego, z nadejściem którego dopiero rozpocznie się stan związania ofertą.

Ustawodawca przewidział jednak i takie sytuacje, w których oferent w ogóle nie oznaczył terminu, w ciągu którego oczekiwać będzie odpowiedzi. Wówczas - stosownie do art. 66 § 2 K.c. - oferta złożona w obecności drugiej strony albo za pomocą środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość (np. w trakcie rozmowy telefonicznej) przestaje wiązać, gdy nie zostanie przyjęta niezwłocznie, natomiast złożona w inny sposób (np. tradycyjną pocztą) przestaje wiązać z upływem czasu, w którym składający ofertę mógł w zwykłym toku czynności otrzymać odpowiedź wysłaną bez nieuzasadnionego opóźnienia.

Wspomniana wyżej regulacja będzie miała również zastosowanie w sytuacji, gdy w treści oferty zastrzeżono, że wiąże ona bezterminowo (np. "oferta wiąże bezterminowo" czy inne równoznaczne zastrzeżenia, jak: "oferta może być przyjęta w każdym czasie"). Otóż wszelkie klauzule znoszące termin końcowy związania ofertą należy uznawać za nieważne. Nieważność takiej klauzuli nie dyskwalifikuje jednak całej oferty. Należy ją wówczas traktować tak jak gdyby w jej treści nie został zastrzeżony termin, w ciągu którego oferent oczekiwać będzie odpowiedzi.

Odwołanie oferty

Oferty nie można odwołać. Prawo dopuszcza tylko jeden wyjątek od tej zasady. Dotyczy on wyłącznie obrotu gospodarczego (tj. stosunków pomiędzy przedsiębiorcami). Przedsiębiorca może odwołać ofertę złożoną innemu przedsiębiorcy (lub przedsiębiorcom) przed zawarciem umowy, jeżeli oświadczenie o odwołaniu zostało złożone drugiej stronie przed wysłaniem przez nią oświadczenia o przyjęciu oferty. Co istotne, możliwości takiej nie ma w przypadku, gdy w treści oferty znalazło się zastrzeżenie, że oferta jest nieodwołalna (lub inne równoznaczne), a także gdy w ofercie określony został termin jej przyjęcia. Oczywistym jest, że odwołanie oferty nie jest także dopuszczalne już po zawarciu umowy.

Przyjęcie oferty

Do zawarcia umowy w trybie ofertowym wymagane jest przyjęcie oferty. W razie wątpliwości uznaje się, że umowa została zawarta w chwili i w miejscu otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu (art. 70 K.c.). Nie zawsze jednak przyjęcie oferty musi następować poprzez wyraźne oświadczenie złożone oferentowi. Nieraz możliwe jest dorozumiane lub milczące przyjęcie oferty.

W taki właśnie sposób do zawarcia umowy może dojść pomiędzy przedsiębiorcami pozostającymi ze sobą w stałych stosunkach gospodarczych. Jeżeli bowiem przedsiębiorca otrzyma od swojego stałego partnera gospodarczego ofertę zawarcia umowy w ramach swojej działalności, wówczas brak niezwłocznej odpowiedzi na ofertę będzie poczytany za przyjęcie oferty (art. 68² K.c.).

Z kolei jeżeli według ustalonego w danych stosunkach zwyczaju (np. w sferze handlu towarami przemysłowymi) lub według treści oferty dojście do składającego ofertę oświadczenia drugiej strony o jej przyjęciu nie jest wymagane, w szczególności jeżeli składający ofertę żąda niezwłocznego wykonania umowy (np. zapłaty ceny, produkcji określonego towaru), umowa dochodzi do skutku, gdy druga strona w czasie właściwym przystąpi do jej wykonania. W przeciwnym razie oferta przestaje wiązać (art. 68³ K.c.).

Negocjacje

Do zawarcia umowy może też dojść w drodze wzajemnego ścierania się stanowisk, pertraktacji, targów czy wymiany informacji. Słowem, w trybie negocjacji (rokowań).

Negocjacje inicjuje często wystosowane przez jedną ze stron zaproszenie do rozmów w sprawie zawarcia danej umowy. Takie zaproszenie nie stanowi oferty. Przyjęcie takiego zaproszenia nie skutkuje zawarciem kontraktu. Pomimo istotnych różnic pomiędzy zaproszeniem do negocjacji a ofertą, czasem odpowiedź na pytanie, jaki charakter ma pismo otrzymane od potencjalnego kontrahenta może budzić pewne wątpliwości. Tego rodzaju problem nie wystąpi w przypadku, gdy w piśmie zostanie wyraźnie zaznaczone, że nie stanowi ono oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. W razie braku podobnych zastrzeżeń należy samemu zbadać czy z treści pisma wynika stanowcza wola zawarcia umowy oraz czy określone zostały istotne jej postanowienia. Jeżeli brak któregoś z tych elementów, to zapewne mamy do czynienia nie z ofertą, lecz np. zaproszeniem do zawarcia umowy. W rozwiązaniu tego dylematu pomaga również ustawodawca, stwierdzając w art. 71 K.c., że ogłoszenia, reklamy, cenniki i informacje, skierowane do ogółu lub do poszczególnych osób poczytuje się w razie wątpliwości nie za ofertę, lecz za zaproszenie do zawarcia umowy.

Strony muszą prowadzić rokowania z poszanowaniem dobrych obyczajów, a w szczególności z zamiarem zawarcia umowy. W przypadku gdy któraś z negocjujących stron naruszy ten obowiązek, druga strona będzie mogła od niej żądać naprawienia szkody, którą poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy. Określenie to sugeruje, że odpowiedzialność odszkodowawcza negocjującego "w złej wierze" obejmuje tzw. ujemny interes umowy, a więc ogranicza się tylko do tego, co by strona miała, gdyby nie podjęła się nieskutecznych rokowań. Naruszający dobre obyczaje będzie zatem musiał zwrócić poszkodowanemu koszty dojazdów, korespondencji, pomocy prawnej i tym podobne wydatki, ale już nie to, co by druga strona miała, gdyby negocjowana umowa doszła do skutku (np. dochodu, który byłby osiągnięty, gdyby doszło do realizacji negocjowanego kontraktu).

Zachowania, które naruszają dobre obyczaje w trakcie negocjacji mogą przykładowo polegać na:

• rozpoczęciu i prowadzeniu negocjacji bez zamiaru zawarcia umowy,
   
• celowym opóźnianiu negocjacji (np. poprzez powracanie do ustalonych już kwestii),
   
• zerwaniu negocjacji lub odmowie ich kontynuacji bez uzasadnionego powodu,
   
• celowym składaniu propozycji niemożliwych do przyjęcia przez kontrahenta,
   
• wprowadzaniu kontrahenta w błąd,
   
• bezzasadnym zatajaniu istotnych dla kontrahenta informacji, które mogłyby mieć wpływ na dalszy tok negocjacji.

Ponadto każda ze stron biorących udział w negocjacjach ma zakaz ujawniania czy przekazywania innym osobom informacji, które z zastrzeżeniem poufności zostały jej udostępnione przez drugą stronę. Co więcej, nie można tego rodzaju informacji wykorzystać dla własnych celów, chyba że strony uzgodniły inaczej. W razie uchybienia tym obowiązkom uprawniony może żądać od drugiej strony naprawienia szkody albo wydania uzyskanych przez nią korzyści.

Nie odpowiedzieliśmy jeszcze sobie na pytanie, kiedy w procesie negocjacji dochodzi do zawarcia umowy? Potrzebne jest do tego porozumienie co do wszystkich postanowień kontraktu, które były przedmiotem negocjacji. Tak przynajmniej stanowi art. 72 § 1 K.c. Oczywiście strony mogą, nie zważając na wspomnianą regułę interpretacyjną, zawrzeć umowę pomimo braku porozumienia w niektórych kwestiach. Nie wystarczy zatem porozumienie w sprawach, które można określić jako istotne (np. w przypadku umowy dostawy za istotne uchodzić będą zapewne takie elementy, jak cena, przedmiot czy termin dostawy). Jeżeli uzgodnione są już wszystkie postanowienia negocjowanej umowy, zostaje ona zawarta, choćby nawet nie została jeszcze spisana. Spisanie umowy jawi się tutaj jedynie jako jej formalne potwierdzenie, co nie oznacza, że nie może nastąpić (i w praktyce często następuje) jednocześnie z zakończeniem procesu negocjacji. Uwag tych nie można oczywiście odnosić do umów, dla których przepisy przewidują szczególną formę (np. dla sprzedaży przedsiębiorstwa musi to być forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi, chyba że w jego skład wchodzi nieruchomość - wówczas akt notarialny). W takich przypadkach kontrakt dochodzi do skutku dopiero wówczas, gdy strony złożą swoje oświadczenia w przewidzianej prawem formie.

Aukcja i przetarg

Aukcja i przetarg jako inny od oferty i negocjacji sposób zawarcia umowy pozwalają na wybór kontrahenta oferującego najkorzystniejsze warunki. O ile tryb ofertowy czy negocjacyjny ma często jedynie dwustronny charakter, o tyle już w przypadku aukcji (kiedyś nazywanej przetargiem ustnym) i przetargu mamy do czynienia z postępowaniem wielostronnym. W przypadku aukcji i przetargu mamy jednak pewną mieszankę, bowiem w ich ramach dochodzi do składania ofert, choć o nieco innym znaczeniu niż była o tym mowa w powyższej części opracowania.

Najpierw ogłoszenie

Zarówno aukcja, jak i przetarg rozpoczynają się od ogłoszenia organizatora. Funkcji organizatora aukcji/przetargu nie trzeba koniecznie sprawować osobiście - można ją zlecić innemu podmiotowi. Ogłoszenie aukcji/przetargu powinno określać czas, miejsce, przedmiot oraz warunki aukcji/przetargu albo wskazać sposób udostępnienia tych warunków. Ogłoszenie o aukcji bądź przetargu zawiera zatem zaproszenie do składania ofert. Od tego momentu organizator obowiązany jest postępować zgodnie z postanowieniami ogłoszenia. Co istotne, ogłoszenie oraz warunki aukcji/przetargu mogą być zmienione lub odwołane tylko wtedy, gdy zastrzeżono to w ich treści. Ponadto w warunkach można zastrzec wadium, tzn. uzależnić dostęp do aukcji/przetargu od wpłacenia organizatorowi przez przystępującego określonej sumy, względnie od ustanowienia odpowiedniego zabezpieczenia zapłaty tej sumy.

Aukcja

Aukcja stosowana jest przy mniej skomplikowanych transakcjach, w których chodzi zazwyczaj o uzyskanie jak najwyższej ceny z tytułu przyszłej umowy, np. sprzedaży. Uczestnicy aukcji są jednocześnie obecni, choć mogą się komunikować również za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Oferty składane są przeważnie ustnie lub za pomocą ustalonych znaków. Oferta złożona w toku aukcji przestaje wiązać, gdy inny uczestnik aukcji (licytant) złożył ofertę korzystniejszą, chyba że w warunkach aukcji zastrzeżono inaczej. Natomiast samo zawarcie umowy w wyniku aukcji następuje z chwilą udzielenia tzw. przybicia, czyli zamknięcia aukcji przez organizatora lub prowadzącego postępowanie po złożeniu najkorzystniejszej oferty i braku kolejnych postąpień. Jeżeli jednak ważność umowy zależy od spełnienia szczególnych wymagań (co do formy) przewidzianych w przepisach, wówczas samo przybicie nie oznacza jeszcze zawarcia umowy. W takiej sytuacji zarówno organizator aukcji, jak i uczestnik, którego oferta została przyjęta, mogą dochodzić zawarcia umowy (w tym na drodze sądowej).

Przetarg

W przetargu natomiast oferty uczestników składane są na piśmie. Dalej następuje ich analiza przez organizatora lub powołaną przez niego komisję przetargową. O ile w aukcji liczyła się najczęściej cena lub inny element umowy, tutaj o wyborze kontrahenta decydować będzie zwykle więcej czynników.

W postępowaniu przetargowym oferta złożona przez uczestnika przestaje wiązać dopiero wtedy, gdy została wybrana inna oferta albo gdy przetarg został zamknięty bez wybrania którejkolwiek ze stron. Warunki przetargu mogą jednak przewidywać inne zasady odnośnie obowiązywania ofert. Organizator przetargu jest obowiązany niezwłocznie pisemnie poinformować wszystkich uczestników o wyniku przetargu albo o jego zamknięciu bez dokonania wyboru. Ponieważ do ustalenia chwili zawarcia umowy w drodze przetargu stosuje się przepisy dotyczące przyjęcia oferty, umowa z wygrywającym przetarg zostaje zawarta w chwili, gdy otrzyma on oświadczenie o wyborze jego oferty od rozpisującego przetarg. Warunki przetargu mogą jednak określać inny moment zawarcia umowy. Samo zawiadomienie wygrywającego nie wystarczy natomiast do zawarcia umowy w przypadku, gdy przepisy wymagają szczególnej formy umowy pod rygorem nieważności. Identycznie jak przy aukcji strony są wówczas dopiero zobowiązane do zawarcia umowy.